Dịch HIV/AIDS ở Việt Nam hiện vẫn đang là dịch tập trung do vậy các dự án phòng, chống HIV/AIDS luôn can thiệp chủ yếu trên một số các nhóm đặc thù như người nghiện chích ma túy,  người bán dâm, nam quan hệ tình dục đồng giới hay người chuyển giới. Với đặc thù đó, nhiều người nhiễm HIV thuộc nhóm người nghiện chích ma túy, người bán dâm hoặc nam quan hệ tình dục đồng giới …thường bị kỳ thị phân biệt đối xử, từ đó họ né tránh việc tìm kiếm các dịch vụ. Do vậy hệ thống y tế nhà nước khó tiếp cận hơn với các đối tượng này. Vì vậy  khi triển khai các dự án về phòng, chống HIV/AIDS luôn cần có các tổ chức dựa vào cộng đồng (CBO) tham gia.

Dự án Tăng cường Kết nối cộng đồng phòng, chống HIV (C-Link) phía Nam do Trung tâm LIFE thực hiện dưới dự tài trợ của USAID hỗ trợ, thời gian qua đã tuyển chọn được 17 CBO triển khai dự án. Trung tâm LIFE đã tổ chức ký hợp đồng phụ với các CBO được tuyển chọn. Qua quá trình thực hiện dự án chúng tôi đúc kết ra một số kinh nghiệm trong việc quản lý hợp đồng phụ với các CBO và muốn chia sẻ kinh nghiệm này.

Trước tiên để tuyển chọn các CBO tham gia dự án, Trung tâm LIFE sẽ gửi thư ngỏ cho tất cả các CBO để thông báo và đề nghị các CBO nếu có thư bày tỏ quan tâm và xây dựng đề xuất hoặc kế hoạch và ngân sách. Kể cả các CBO đã được tuyển chọn thì hàng năm vẫn phải đề xuất kế hoạch và ngân sách để gửi cho Trung tâm LIFE. Việc để các CBO xây dựng đề xuất không chỉ giúp các CBO được giao quyền tự chủ mà còn giúp các CBO nâng cao năng lực trong viết đề xuất các dự án nhóm. Trung tâm LIFE cũng sẽ hỗ trợ  nâng cao năng lực về kỹ năng xây dựng kế hoạch cũng như viết đề xuất bao gồm cả dự toán kinh phí.

Trung tâm LIFE xem xét các đề xuất của các CBO và ký hợp đồng với các CBO được lựa chọn. Từ đây việc quản lý hợp đồng phụ sẽ được thực hiện theo quy trình như sau:

– Xây dựng cơ chế hoạt động của các CBO, mỗi CBO cần xây dựng nhiệm vụ cụ thể và cơ chế hoạt động và phổ biến cơ chế hoạt động đó đến toàn thể thành viên. Nhìn chung cơ chế hoạt động của CBO như sau:

+ Trưởng nhóm CBO ký hợp đồng với từng nhân viên tiếp cận cộng đồng và theo dõi công việc và tư vấn kịp thời cho các thành viên qua Zalo…

+ Nhân viên tiếp cận cộng đồng được trả thù lao theo hiệu suất công việc được quy định trong hợp đồng.

+ Trưởng nhóm/trợ lý/kế toán/nhân viên M&E sẽ nhận trợ cấp hàng tháng trên cơ sở duy trì bảng chấm công. Nếu các thành viên này thực hiện công việc tiếp cận/tìm ca sẽ được chi trả thêm theo quy định.

– Đánh giá năng lực các CBO: Do các CBO khi tham gia thực hiện dự án có năng lực rất khác nhau, do vậy khi tuyển dụng và ký hợp đồng Trung tâm LIFE sẽ tổ chức đánh giá năng lực tổ chức. Việc đánh giá năng lực tổ chức này cũng được thực hiện lại hàng năm hoặc hai năm một lần kèm theo đánh giá cả hiệu suất thực hiện hàng năm. Việc đánh giá tổ chức dựa trên một bộ công cụ đáng giá năng lực các CBO do Trung tâm LIFE phát triển với các tiêu chí khác nhau và với mỗi tiêu chí được cho điểm cụ thể tùy theo năng lực hoặc mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các CBO. Từ đánh giá đó các CBO được phân loại thành 1 trong 3 nhóm như sau:

+ Nhóm 1: Các CBO đang phát triển. Nhóm này cần quan tâm và nâng cao năng lực thường xuyên.

+ Nhóm 2: Nhóm các CBO dẫn đầu: Đây là các CBO có năng lực và luôn hoàn thành tốt các chỉ tiêu. Tuy nhiên chưa đủ mạnh để trở thành các đơn vị có tư cách phát nhân để hướng tới sự phát triển bền vững.

+ Nhóm 3: Các CBO đã phát triển thành công. Các CBO này không chỉ là các CBO dẫn đầu mà còn phát triển thành công thành đơn vị có tư cách pháp nhân chẳng hạn như doanh nghiệp xã hội.

– Nâng cao năng lực cho các CBO: Dựa trên kết quả đánh giá năng lực và phân loại các CBO, Trung tâm LIFE tiến hành xây dựng nâng cao năng lực để các CBO cung cấp dịch vụ một cách bền vững: Nội dung nâng cao năng lực tùy thuộc vào CBO được phân loại thuộc nhóm nào, có thể bao gồm các lĩnh vực sau:

+ Quản trị và quản lý nhóm.

+ Phát triển viết đề xuất và tài trợ nhỏ.

+ Phát triển kế hoạch hành động.

+ Quản lý tài chính, quản lý thông tin khách hàng và quản lý dữ liệu.

+ Giám sát và đánh giá, sử dụng dữ liệu để cải thiện chất lượng chương trình.

+ Đào tạo, hỗ trợ và chuyển giao công nghệ.

+ Thúc đẩy đổi mới và sáng tạo.

– Quản lý các CBO bao gồm quản lý chất lượng cung cấp dịch vụ khi các CBO tiến hành thực hiện dự án: Việc quản lý này thực hiện thông qua một số phương thức sau:

+ Ở cấp độ khách hàng nhận dịch vụ: Tổ chức lấy ý kiến phải hồi từ khách hàng. Các khách hàng được khuyến khích tham gia phải hồi về chất lượng cung cấp dịch vụ trên các trang Fanpage của CBO; Fanpage của LIFE hoặc trên ứng dụng D Health do LIFE đã phát triển. Khách hàng cũng có thể đánh giá trên phiếu phản hồi dành cho khách hàng.

+ Ở cấp độ CBO: Khi các tiếp cận viên hoạt động, dữ liệu được yêu cầu nhập hàng tuần và gửi về cho Trung tâm LIFE. Các CBO cũng được yêu cầu thực hiện các cuộc họp hàng tuần với các thành viên để: Rà soát hiệu suất của nhân viên tiếp cận; Rà soát chất lượng dữ liệu chương trình và Thảo luận về các phản hồi của khách hàng. Các CBO cũng được khuyến khích trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại với các phòng khám cung cấp dịch vụ phòng, chống HIV/AIDS trong phạm vi đã được ký kết để chia sẻ/thảo luận về tình hình chuyển gửi, tuân thủ điều trị, phản hồi của khách hàng; Đánh giá hợp tác giữa CBO và phòng khám; Tham gia các cuộc họp giao ban giữa LIFE – CBO. Từ các cuộc họp giao ban hàng tuần của các CBO; Trung tâm LIFE sẽ có kế hoạch hỗ trợ cụ thể cho từng CBO như cung cấp các hỗ trợ kỹ thuật để nâng cao hiệu suất CBO và hỗ trợ xây dựng năng lực cũng như đánh giá lại năng lực của CBO trong việc hoàn thành các chỉ tiêu.

+ Cấp độ Trung tâm LIFE: Trung tâm LIFE sẽ tổ chức họp giao ban với các CBO hàng tháng để rà soát tiến độ hoạt động của các CBO; Đánh giá hợp tác của CBO với các phòng khám; Rà soát dữ liệu của CBO cũng như đánh giá nhu cầu và kết quả khảo sát khách hàng.

– Tổ chức đánh giá các CBO:  Việc tổ chức giao ban hàng tháng cũng giúp Trung tâm LIFE cùng với việc tổ chức đánh giá định kỳ sẽ giúp xếp loại các CBO theo hiệu suất để xác định mức độ hỗ trợ cần thiết. Chúng tôi phân các CBO ra thành ba nhóm như sau:

+ Nhóm đỏ: CBO hiệu suất thấp: Thảo luận và xây dựng kế hoạch cải thiện, đánh giá hàng tuần về tiến độ thực hiện, thực hiện giám sát hàng tuần tại văn phòng CBO và sẽ giám sát huấn luyện chuyên sâu cho các CBO cải thiện chậm. Sau quá trình thực hiện. LIFE sẽ đánh giá và chấm dứt hợp đồng nếu nhiều tháng mà CBO không có sự cải thiện.

 + Nhóm vàng: CBO có hiệu suất trung bình: Xây dựng kế hoạch cải thiện; đánh giá hàng tháng; giám sát hàng tháng.

+ Nhóm xanh: CBO hiệu suất tốt: Theo dõi hàng tháng, giám sát hàng quý

– Tổ chức họp với CDC các tỉnh, thành phố: Trung tâm LIFE còn tổ chức họp điều phối với Trung tâm CDC tỉnh, thành phố hàng quý. Trong cuộc họp mời các CBO cũng như các cơ sở y tế cung cấp dịch vụ tham dự để giải quyết kịp thời các vướng mắc phát sinh ở cấp cao hơn.

Với mô hình quản lý hợp đồng phụ các CBO theo cách trên, Dự án Tăng cường Kết nối cộng đồng phòng, chống HIV (C-Link) phía Nam do Trung tâm LIFE quản lý liên tục đạt được các mục tiêu đề ra hàng năm. Hầu hết các CBO đều được cải thiện về quản lý dự án cũng như hoàn thành các mục tiêu cung cấp dịch vụ. Tuy vậy vẫn có 01 CBO sau khi đã được hỗ trợ và qua nhiều lần đánh giá không có sự cải thiện nên đã bị chấm dứt hợp đồng.

Chúng tôi cho rằng các CBO ở Việt Nam hầu hết đều khá mới, tổ chức lỏng lẻo,  kinh nghiệm và năng lực còn hạn chế. Do vậy việc quản lý hợp đồng phụ với các CBO để đảm bảo rằng các CBO thực hiện tốt các mục tiêu dự án đề ra mà vẫn được trao quyền chủ động, linh hoạt để quản lý, thực hiện dự án và từ đó tự nâng cao năng đòi hỏi mỗi đơn vị quản lý dự án cần luôn luôn có những biện pháp nâng cao năng lực đi kèm với các biện phát quản lý sát sao. Cùng với đó là định hướng sự phát triển bền vững của các CBO sẽ giúp các đơn vị có các phương thức quản lý CBO một cách hiệu quả.